Zarządzanie projektami – jakie są podstawowe zasady realizacji?

Definicja

Projekty są to złożone przedsięwzięcia, które maja określony początek i koniec realizacji. Wymagają zaangażowania na każdym etapie środków finansowych, ludzkich, rzeczowych, które wspólnie realizują poszczególnego jego etapy. Ważne, aby elementy te przenikały się, uzupełniając wiedze z różnych dziedzin, jednocześnie przeciwdziałając ryzyku technicznemu, ekonomicznym i organizacyjnym.

Obecnie można zauważyć tendencję wzrostową znaczenia projektów w strategicznym zarządzaniu organizacjami.  Wzrasta tym samym zapotrzebowanie na profesjonalną wiedzę ekspercką w zakresie ich zarządzania. Potrzeba wynika także z rosnącej złożoności i różnorodności problemów napotykanych podczas funkcjonowania firmy. Standardowe sposoby ich rozwiązywania nie zawsze się sprawdzają podczas tak dużych zmian na rynku.

Projekty można podzielić na dwa sposoby ich realizacji:

• Zewnętrzne – realizowane na rzecz klientów i innych partnerów biznesowych
• Wewnętrzne – tworzone na własne potrzeby przedsiębiorstwa

Realizacja projektu

Skuteczność i efektywność danego projektu jest mierzona poprzez uzyskanie pożądanego efektu  na określonym pod względem jakości poziomie, w zdefiniowanym czasie i w założonym budżecie.

Istnieje szereg cech wpływających na ich sukces. Poniżej w tabeli ( za: Planowanie przebiegu projektów,  Redakcja naukowa Michał Trocki, Paweł Wyrozębski, Ofucyna Wydawnicza Szkoła Główna Handlowa w Warszawie, Warszawa 2015) przedstawiono przykładowe czynniki oraz ich konsekwencje.

Zarządzanie projektami

Project management – jest to dziedzina zarządzania, która zajmuje się wykorzystaniem dostępnej wiedzy, narzędzi i metod oraz umiejętności w celu zrealizowania przyjętych w projekcie założeń.

Elementy zarządzania projektami:

• Funkcjonalne – związane z problemami w obrębie przebiegu projektu oraz ich rozwiązywaniem
• Instytucjonalne – obejmuje problemy organizowania działalności projektowej
• Personalne – problemy związane z doborem, wykształceniem i komunikacją między uczestnikami

Procesy przebiegu procesu dzielą się na:

• Procesy projektowania rezultatu – obmyślanie oraz określanie celów
• Procesy realizacji projektu – wprowadzanie w życie celów projektu

Projekt składa się z kilku etapów:

• Potrzeby
• Projektowania
• Realizacja
• Zamknięcie

Podczas projektowania oraz realizacji projektu występując dodatkowe procesy zarządzania m.in. planowanie, sterowanie, koordynowanie, motywowanie oraz procesy związane z obsługą m.in. wsparcie prawne, informatyczne, techniczne.

• Proces inicjacji – na tym etapie dochodzi do określenia potrzeb związanych z określeniem celu, faz oraz zatwierdzenia projektu
• Proces planowania – posiada charakter organizacyjno-planistyczny. Na tym etapie powstaje plan projektu, określamy jego zasoby, strukturę oraz przebieg
• Realizowanie projektu (wdrożenie) – podczas tego etapu należy podzielić pracę między członków zespołu oraz krok po kroku osiągać cele zawarte w planie
• Kontrola – występuje przez cały okres trwania projektu, ma na celu mierzenie, porównanie i ocenę wyników, korektę odchyleń oraz jest niezbędna do uniknięcia błędów na etapie realizacji projektu
• Zamykanie projektu – odbiór projektu powinien odbywać się gdy osiągnięto cele jakościowe. Po tym etapie następuje rozliczenie ze zleceniodawcą

Bibliografia

Planowanie przebiegu projektów,  Redakcja naukowa Michał Trocki, Paweł Wyrozębski, Ofucyna Wydawnicza Szkoła Główna Handlowa w Warszawie, Warszawa 2015

https://www.luqam.com/optymalizacja-procesu-zakupowego-jak-ja-przeprowadzic/