PROMPT jest jedną z pierwszych metodyk stosowanych do zarządzania projektami informatycznymi. Została opracowana w latach 70. XX wieku jako odpowiedź na problemy związane z realizacją złożonych projektów, takie jak opóźnienia, przekraczanie budżetów oraz trudności w koordynowaniu pracy zespołów.
Metodyka miała na celu uporządkowanie procesu realizacji projektu poprzez odpowiednie planowanie, podział prac na etapy oraz kontrolowanie postępów. Jej rozwój miał później wpływ na powstanie metodyk PRINCE i PRINCE2.
Historia metodyki PROMPT
PROMPT została opracowana w 1975 roku przez firmę Simpact Systems Ltd. Początkowo była przeznaczona przede wszystkim do zarządzania projektami związanymi z tworzeniem i wdrażaniem systemów informatycznych.
W 1979 roku metodyką zainteresowała się brytyjska administracja publiczna. W kolejnych latach była rozwijana i dostosowywana do potrzeb większych projektów. W 1983 roku powstała jej rozszerzona wersja – PROMPT II.
PROMPT II wprowadzała dodatkowe rozwiązania dotyczące między innymi planowania, kontroli oraz zapewnienia jakości. Doświadczenia zdobyte podczas stosowania tej metodyki przyczyniły się do opracowania w 1989 roku metodyki PRINCE. Następnie, w 1996 roku, powstała PRINCE2, która miała już bardziej uniwersalny charakter.
Główne założenia
Najważniejszym założeniem PROMPT było uporządkowanie procesu realizacji projektu. Projekt dzielono na kolejne etapy, dzięki czemu można było dokładniej określić zadania, terminy oraz potrzebne zasoby.
Istotne było również kontrolowanie realizacji projektu. Regularne sprawdzanie postępów pozwalało wcześniej wykrywać problemy i podejmować działania naprawcze.
Metodyka zwracała także uwagę na odpowiedzialność uczestników projektu. Określenie zakresu obowiązków poszczególnych osób miało ułatwiać współpracę i podejmowanie decyzji.
Etapy realizacji projektu
PROMPT zakładała etapowe podejście do prowadzenia projektu informatycznego. W zależności od rodzaju przedsięwzięcia można było wyróżnić między innymi analizę wykonalności, rozpoczęcie projektu, określenie wymagań, projektowanie, tworzenie systemu, jego wdrożenie oraz późniejszą eksploatację.
Podział na etapy umożliwiał kontrolowanie projektu w sposób bardziej systematyczny. Po zakończeniu poszczególnych faz można było ocenić osiągnięte rezultaty i zdecydować o dalszym przebiegu prac.
PROMPT II
PROMPT II była rozwinięciem pierwotnej wersji metodyki. Wprowadzono w niej większy nacisk na jakość, planowanie oraz kontrolowanie projektu. Rozwiązania te miały zwiększyć prawdopodobieństwo osiągnięcia założonych celów w określonym czasie i przy zaplanowanych kosztach.
PROMPT II odegrała ważną rolę w dalszym rozwoju metod zarządzania projektami. Jej doświadczenia i rozwiązania zostały wykorzystane podczas tworzenia PRINCE, która następnie stała się podstawą do opracowania PRINCE2.
Zalety i ograniczenia
Do najważniejszych zalet PROMPT można zaliczyć uporządkowanie procesu realizacji projektu, podział pracy na etapy oraz możliwość systematycznego kontrolowania postępów. Metodyka pomagała również w planowaniu zasobów i odpowiedzialności poszczególnych uczestników projektu.
Jej ograniczeniem było przede wszystkim silne powiązanie z projektami informatycznymi. Wraz z rozwojem technologii oraz pojawianiem się coraz bardziej różnorodnych projektów potrzebne stały się bardziej elastyczne i uniwersalne rozwiązania.
Znaczenie PROMPT
PROMPT ma obecnie przede wszystkim znaczenie historyczne. Nie jest powszechnie stosowaną samodzielną metodyką zarządzania projektami, jednak odegrała ważną rolę w rozwoju współczesnych metod projektowych.
Jej największe znaczenie polega na stworzeniu uporządkowanego podejścia do planowania i kontroli projektów informatycznych. Rozwiązania zastosowane w PROMPT były następnie rozwijane w PROMPT II, PRINCE oraz PRINCE2.
PROMPT była jedną z pierwszych metodyk, które wprowadziły uporządkowane podejście do zarządzania projektami informatycznymi. Jej podstawą było etapowe planowanie, określenie odpowiedzialności, kontrolowanie postępów oraz odpowiednie zarządzanie zasobami.
Mimo że obecnie ma głównie znaczenie historyczne, PROMPT stanowi ważny etap rozwoju zarządzania projektami. Jej rozwiązania wpłynęły na powstanie kolejnych metodyk, przede wszystkim PRINCE i PRINCE2.
Bibliografia
- Bradley K., Understanding PRINCE2, The Stationery Office, London 2006.
- Office of Government Commerce, Managing Successful Projects with PRINCE2, The Stationery Office, London 2009.
- Turner J. R., The Handbook of Project-Based Management, McGraw-Hill, London 2009.
- Wyrozębski P., Metodyki zarządzania projektami, Bizarre, Warszawa 2011.
- Wysocki R. K., Effective Project Management: Traditional, Agile, Extreme, Wiley, Indianapolis 2019.