Ringi-seido jest japońskim systemem podejmowania decyzji stosowanym w organizacjach. Jego charakterystyczną cechą jest angażowanie wielu pracowników w proces przygotowania i zatwierdzania decyzji. Zamiast podejmowania decyzji wyłącznie przez kierownictwo, propozycja jest konsultowana z osobami znajdującymi się na różnych szczeblach organizacji.
System ten wiąże się z japońskim stylem zarządzania, w którym duże znaczenie mają współpraca, konsensus oraz odpowiedzialność grupowa.
Charakterystyka Ringi-seido
Podstawą systemu jest przygotowanie propozycji decyzji w formie dokumentu nazywanego ringisho. Zawiera on opis problemu, propozycję rozwiązania oraz uzasadnienie planowanych działań.
Następnie dokument jest przekazywany kolejnym osobom, które mogą wyrazić swoją opinię, zgłosić uwagi lub zaakceptować przedstawioną propozycję. Po uzyskaniu odpowiednich akceptacji dokument trafia do osoby posiadającej uprawnienia do podjęcia ostatecznej decyzji.
Charakterystyczne dla Ringi-seido jest więc stopniowe uzyskiwanie zgody uczestników organizacji. Dzięki temu decyzja jest wynikiem konsultacji, a nie tylko jednostronnego polecenia kierownictwa.
Proces podejmowania decyzji
Proces Ringi-seido można podzielić na kilka etapów.
Pierwszym etapem jest przygotowanie propozycji. Pracownik lub zespół dostrzegający określony problem przedstawia możliwe rozwiązanie.
Drugim etapem jest konsultowanie propozycji. Dokument trafia do osób, których wiedza lub zakres obowiązków są związane z danym zagadnieniem. Mogą one przedstawiać swoje uwagi oraz proponować zmiany.
Następnie następuje uzyskiwanie akceptacji. Propozycja przechodzi przez kolejne szczeble organizacji, aż zostanie zatwierdzona przez osobę odpowiedzialną za podjęcie decyzji.
Ostatnim etapem jest realizacja decyzji. Po jej zatwierdzeniu organizacja przystępuje do wykonania ustalonych działań.
Rola nemawashi
Z Ringi-seido związane jest pojęcie nemawashi, oznaczające wcześniejsze, nieformalne konsultowanie planowanej decyzji. Pracownicy mogą przedstawić swoje opinie jeszcze przed rozpoczęciem oficjalnego procesu zatwierdzania.
Nemawashi pozwala wykryć potencjalne problemy, zebrać dodatkowe informacje i wprowadzić zmiany do propozycji. Dzięki temu formalny proces podejmowania decyzji może przebiegać sprawniej.
Zalety systemu
Jedną z najważniejszych zalet Ringi-seido jest zaangażowanie pracowników. Osoby znajdujące się na niższych szczeblach organizacji mogą przekazywać wiedzę wynikającą z ich bezpośredniego doświadczenia.
Kolejną zaletą jest możliwość rozpatrzenia problemu z różnych perspektyw. Konsultowanie propozycji pozwala wykryć błędy i niedociągnięcia jeszcze przed podjęciem ostatecznej decyzji.
System może również zwiększać akceptację decyzji. Pracownicy, którzy mieli możliwość przedstawienia swoich opinii, mogą być bardziej skłonni do zaangażowania się w realizację wspólnie wypracowanych ustaleń.
Wady i ograniczenia
Największą wadą Ringi-seido jest czasochłonność procesu decyzyjnego. Konsultowanie propozycji z wieloma osobami może znacznie wydłużyć czas potrzebny do podjęcia decyzji.
System może być również mało skuteczny w sytuacjach kryzysowych, gdy konieczne jest szybkie działanie. W takich przypadkach bardziej odpowiednie może być podejmowanie decyzji przez jedną osobę lub niewielką grupę kierowniczą.
Problemem może być także rozproszenie odpowiedzialności. Jeżeli wiele osób uczestniczy w podejmowaniu decyzji, trudniej jednoznacznie określić odpowiedzialność za jej późniejsze skutki.
Zastosowanie
Ringi-seido może być wykorzystywane przede wszystkim przy podejmowaniu ważnych decyzji dotyczących działalności przedsiębiorstwa. Może dotyczyć zmian organizacyjnych, inwestycji, nowych projektów, wdrażania produktów czy modyfikacji sposobu funkcjonowania firmy.
System najlepiej sprawdza się w sytuacjach, w których istotne jest zebranie opinii wielu osób oraz uzyskanie szerokiej akceptacji dla planowanych działań.
Znaczenie dla zarządzania
Ringi-seido pokazuje znaczenie partycypacyjnego podejścia do zarządzania. W tym modelu pracownicy nie są wyłącznie wykonawcami poleceń, ale mogą również uczestniczyć w procesie przygotowywania decyzji.
Takie podejście może sprzyjać wymianie wiedzy, współpracy oraz budowaniu poczucia odpowiedzialności za funkcjonowanie organizacji. Jednocześnie wymaga odpowiedniej kultury organizacyjnej i czasu na konsultacje.
Ringi-seido jest charakterystycznym dla japońskiego zarządzania systemem podejmowania decyzji opartym na konsultacjach i stopniowym uzyskiwaniu akceptacji. Jego podstawą jest współpraca pracowników oraz wykorzystanie wiedzy osób znajdujących się na różnych szczeblach organizacji.
Do najważniejszych zalet systemu należą zaangażowanie pracowników, możliwość uwzględnienia różnych opinii oraz większa akceptacja podjętych decyzji. Największymi ograniczeniami są natomiast czasochłonność i mniejsza przydatność w sytuacjach wymagających natychmiastowego działania.
Ringi-seido stanowi przykład podejścia, w którym proces podejmowania decyzji jest traktowany jako wspólne zadanie organizacji, a nie wyłącznie jako obowiązek najwyższego kierownictwa.
Bibliografia
- Kawamura H., A Theoretical Justification for Japanese Nemawashi/Ringi Group Decision Making, „Decision Support Systems”, 1992.
- Marsh R. M., A Research Note: Centralization of Decision-making in Japanese Factories, „Organization Studies”, 1992.
- Silberman B. S., Ringisei—Traditional Values or Organizational Imperatives in the Japanese Upper Civil Service, „The Journal of Asian Studies”, 1973.
- Ohtsu M., Imanari T., Top-Level Decision Making, „Japanese Economy”, 1999.
- Sagi S., Ringi System – The Decision Making Process in Japanese Management Systems, 2015