Definicja procesu P2P

Procure to Pay P2P – jest to jeden z najważniejszych procesów, który ma na celu efektywne zarządzanie w firmie przede wszystkim w obszarze finansowym oraz księgowym. Procesem tym mogą się zajmować firmy outsourcingowe albo odpowiednie osoby w firmie. Jednak decyzja o oddelegowaniu zadań zewnętrznej firmie pozwala organizacji na pełnym skupienia się na core buisness.

Zalety procesu P2P

Standaryzacja procesowa
Standaryzacja produktowa
Automatyzacja całego procesu
Zwiększenie integracji między sprzedażą a dostawcami
Uniknięcie lub minimalizację błędów pojawiających się podczas składania zamówień
Skrócenie czasu płatności faktur

Zadania Działu Procure to Pay

Dział P2P to połączenie zadań z zakresu zakupów oraz aspektów podatkowych

Wstępna kontrola faktur oraz ich obiegu
Kontrola płatności
Obsługiwanie procesów autoryzacji
Archiwizacja dokumentacji
Zarządzanie płatnościami
Obsługiwanie podstawowych danych dostawców

Istotą P2P są działania, związane z weryfikacją faktur oraz ich księgowaniem w korespondencji z zamówieniami (PO = Purchase Order, Faktur = Invoices), refakturowanie kosztów, rozliczanie delegacji służbowych, VAT i CIT (obszar podatkowy).

Rodzaje zamówień

Zamówienia otwarte:
- Nie jest znana docelowa dekretacja MPK przy tworzeniu
- Funkcjonowanie zamówienia do czasu wyczerpania jego limitu
- Stosowane przy dostawcach stałych, gdzie firmy nie sa w stanie określić zużycia (potrzeby na określone materiały, towary)
- Mogą być wystawione na kwartał, rok
- Zadaniem klienta wewnętrznego jest weryfikacja zużycia, tworzenie potwierdzenia odbioru na właściwa kwotę oraz wygenerowanie raportu z rozbiciem na wykorzystane MPK
Zamówienia specjalne:
- Ich celem jest minimalizacja błędu przy wskazywaniu konta księgowego
- Stosowane w celu ułatwienia tworzenia zapotrzebowani
- Budowane są na zautomatyzowanych szablonach, w których kategorie zakupowe są powiązane z danym kontem księgowym
- Mogą dotyczyć zakupów powtarzalnych z punktu widzenia kosztu, ale z jakiejś przyczyny nie mogą zostać wprowadzone jako stały produkt
Zamówienia standardowe:
- Dotyczą zapotrzebowani, w których na etapie tworzenia znany jest koszt danego produkty czy usługi
- Dekretacja finansowa dotyczy sytuacji, w której jedno zapotrzebowanie dotyczy jednego zamówienia
- Może dotyczyć jednorazowych dostaw produktów czy usług, albo tez stałych produktów
Zamówienia katalogowe:
- Katalogi stworzone we współpracy z danym dostawcą
- Obejmują zbiorcze zapotrzebowanie kilku działów/ spółek na konkretne produkty
- Używane do zamawiania produktów/ usług w z góry ustalonych cenach
- Z reguły sa tworzone w określonych interwałach czasowych
- Są najbardziej czasochłonne ze względu na zdefiniowane „koszyki”, dokonywaniem zamówień oraz fakturowaniem