RFI (Request for information)
Zapytanie o informację, jest wstępnym dokumentem służącym do rozeznania rynku. Przede wszystkim znajdują się w nim pytania otwarte, które pozwalają na lepsze poznanie produktu/ usługi.
RFI może służyć także do poszerzania bazy dostawców, co jest kluczowe przy wysyłaniu właściwego zapytania ofertowego (RFP/RFQ). Większa ilość oferentów pozwala na pozyskanie z rynku korzystniejszych stawek.
Zapytanie o informację Idealnie sprawdza się w początkowej fazie procesu zakupowego, kiedy mamy jeszcze czas na wyjaśnienie niejasności pojawiające się w projekcie. Dzięki takiemu działaniu możemy poznać także nowe ciekawe rozwiązania, czy produkty, których wcześniej nie braliśmy pod uwagę przygotowując przetarg.
RFP (Request for proposal)
Zapytanie o propozycje jest kierowane do dostawców z prośbą o przedstawienie rozwiązania przedstawionej w zapytaniu ofertowym potrzeby biznesowej. Często jest ono stosowane do nieszablonowych usług czy niestandardowych produktów.
Otrzymanym wynikiem ma być wycena rozwiązania zaproponowana przez Zamawiającego. Oferta firm opiera się na przedstawieniu autorskiej propozycji opartej na technologii, wiedzy oraz dotychczasowym doświadczeniu. RFP często jest poprzedzone RFI, na podstawie wyników którego budowana jest dokładniejsza specyfikacja.
Firmy przystępujące do przetargu wiedzą więcej na temat finalnego efektu, który jest istotny dla organizującego przetarg. Udostępnienie jak najdokładniejszych informacji pozwala na zrozumienie przez firmy startujące w przetargu potrzeb, wymagań, całego procesu organizacyjnego u Zamawiającego. Takie podejście pozwala na otrzymanie wielu propozycji, które spełniają oczekiwany rezultat oraz wybór tej, która w całości spełnia oczekiwania organizatora.
RFQ (Request for quotation)
Zapytanie o wycenę charakteryzuje się precyzyjną specyfikacją konkretnego rozwiązania, wyceną poszczególnych elementów, warunkami formalnymi narzuconymi przez Zamawiającego. W tym przypadku dostawca musi złożyć konkretną odpowiedź i nie ma możliwości przedstawienia indywidualnych rozwiązań. Przeważnie dostawca jest proszony o wypełnienie gotowego formularza z wcześniej przygotowaną listą produktów lub strukturą kosztów, jeżeli zapytanie dotyczy usług.
Głównym czynnikiem warunkującym wybór firmy, w tym przypadku jest cena. Ze względu na otrzymanie przez oferentów identycznego formularza, analiza nadesłanych ofert jest bardzo przejrzysta. Porównując jabłko do jabłka najczęstszym czynnikiem różnicującym jest cena. Bywa też tak, że RFQ może być poprzedzone zarówno RFI i/lub RFP.
Różnice między RFI, RFP, RFQ
Nie mogąc zdecydować się na wybór rodzaju zapytania poniżej przedstawiono główne
założenia w stosunku do celu, dostawców i warunków każdego z rodzaju zapytania:
| RFI | RFP | RFQ | |
| CEL | Zbadanie rynku | Problem z wyborem rozwiązania | Konkretna specyfikacja |
| DOSTAWCY | Poszerzanie listy dostawców | Poszerzanie listy dostawców | Wybrani dostawcy z krótkiej listy |
| WARUNKI | Negocjowalne albo nie istnieją | Negocjowalne | Nie ma miejsca na negocjacje |
Podsumowanie
| RFI | RFP | RFQ |
| Pytanie dotyczące informacji | Pytanie dotyczące propozycji rozwiązań | Pytanie o cenę |
| Może zawierać pytania otwarte i zamknięte odnośnie technologii, doświadczenia, oferowanych produktów czy usług | Zawiera wymagania projektowe | Zawiera szczegółowa specyfikacją dotyczącą usług lub projektu |
| Stosowane w celu poznania dostawców, oferowanych przez nich usług, produktów, technologii, narzędzi | Stosowane w celu zapoznania się z obowiązującymi na rynki propozycjami rozwiązań potrzeb biznesowych a także oszacowania potrzebnego budżetu | Stosowane w celu otrzymania konkretnej wyceny |
| Prowadzi do poszerzenia bazy dostawców | Prowadzi do poznania dostępnych na rynku rozwiązań, wybór najlepszego wraz z szacowanym jego kosztem | Prowadzi do otrzymania konkretnej oferty |
Źródła:
https://www.cobalt.net/rfi-rfq-rfp-whats-the-difference/
https://www.procurementflow.com/blog/rfx-meaning-difference-between-rfi-rfp-rfq