Specjalista do spraw zakupów
Działy zakupów przeżywają w organizacjach rozkwit, jednak byłyby niczym bez odpowiedniej kadry pracownik. Jednak kim właściwie jest specjalista do spraw zakupów? kupiec to trzon działu zakupów. warto podkreślić fakt, że praca osoby zatrudnionej w dziale zakupów nie polega tylko i wyłącznie na organizacji zakupów w danej firmie, ale także ma realny wpływ na funkcjonowanie całej firmy. Poczynając od optymalizacji czasu pracy oraz procesów zakupowych, tworzenie procesów, polityk, kontrola jakości finansów, weryfikacja oraz kontrola wydatków oraz zasobów, potrzebnych do funkcjonowania całej organizacji.
Rola kupców w organizacji
- Optymalizacja ilości i jakości dostawców – oznacza to dbałość o jakość dostawców (audyty ich firm, przestrzeganie kodeksu dostawców, ocena jakości współpracy), relacje między firmą a nimi, oraz optymalizacja ilości – pozostawienie tylko tych firm, z którymi wspólna historia współpracy przebiega pomyślnie
- Usprawnienie procesu zakupowego – poprzez negocjowanie dotychczasowych umów, pozyskiwanie z rynku najlepszych ofert, udoskonalanie obecnych procedur, polityk zakupowych czy weryfikacja procesu zakupowego (czy nie ma zbędnych opóźnień, czy praca przebiega sprawnie, jeżeli zostają znalezione jakieś nieprawidłowości to wtedy są podejmowane działania naprawcze)
- Dbanie o relacje – z dotychczasowymi dostawcami czy nowymi kontrahentami. Dbałość o relacje owocuje lepszymi warunkami cenowymi, dłuższym czasem płatności, darmową dostawcą czy wypracowaniem wspólnie z dostawcą nowej technologii
- Minimalizacja ryzyk – związanych z użytkowaniem, kosztami serwisowymi, usuwaniem usterek czy amortyzacją. Rolą specjalisty do spraw zakupów jest także wzięcie pod uwagę całość TCO (koszt związany z całkowitym użytkowaniem produkty od momentu wytworzenia do utylizacji). Na podstawie tych danych należy wybrać najkorzystniejszą ofertę pod każdym względem
- Dbanie o procedury – poprzez ich przestrzeganie. Każde przedsiębiorstwo posiada procedury, polityki, strategie według których ono funkcjonuje prawidłowo. W takich dokumentach znajdują się także wyznaczone role, obowiązki, kompetencje stanowisk. Kupiec dba o to, aby wszystkie zapisy w dokumentach były przestrzegane, fundusze odpowiednio rozdysponowane, a odpowiednie osoby akceptowały konkretne dokumenty w ramach swoich odpowiedzialności.
- Wdrażanie zmian – efektywne prowadzenie i obserwacja postępów w danych postepowaniach zakupowych w obrębie danej kategorii zakupowej
- Budowanie strategii – analiza dotychczasowych postępowań, kreatywne myślenie, świadomość biznesowa, które pomagają w tworzeniu strategii usprawniających działalność działu zakupów w organizacji
- Inteligencja emocjonalna – umiejętność zarządzania konfliktami, reagowanie w sytuacjach stresowych, wypracowywanie rozwiązań satysfakcjonujących strony konfliktu
Kompetencje Kupca
Kupiec jako osoba odpowiedzialna w przedsiębiorstwie za istotne kwestie związane z prawdłowym funkcjonowaniem firmy musi wykazać się umiejętnościami, które można zakwalifikować do czterech głównych grup:
- Analityczne – program excel to podstawa, umiejętność analizy otrzymanych raportów, przedstawienie w sposób zwizualizowany. Podejmowanie decyzji w głównej mierze oparte jest na analizowaniu ofert, wykonywaniu ich zestawień.
- Komunikacyjne – budowanie relacji z dostawcami, umiejętność zrozumienia potrzeb zakupowych klientów wewnętrznych oraz wyjaśnienia procedur zakupowych innym pracownikom
- Technologiczne – kupiec chętnie korzysta z narzędzi, których celem jest usprawnienie jego pracy, systemy zakupowe, systemy archiwizacji danych, workflow,
- Menadżerskie – każdy kupiec powinien w odpowiedni sposób potrafić zarządzić każdym postępowaniem zakupowym, potrafi je inicjować, planować, egzekwować, na bieżąco weryfikować oraz monitorować wyniki
Bibliografia:
https://langas.pl/specjalista-w-dziale-zakupow-co-tak-na-prawde-robi/
https://www.nextbuy24.com/2019/12/16/kim-jest-nowy-ekspert/