Czym są e- katalogi

E – Katalogi to katalogi w formie cyfrowej, w których znajdują się wszystkie zamawiane i wyselekcjonowanie w drodze zapytań ofertowych produkty. Zamawiane dobra są pogrupowane w odpowiednie katalogi, które odpowiadają przeważnie kategoriom zakupowym w danej organizacji. Produkty znajdujące się w e – katalogach to produkty najczęściej zamawiane (rotujące) w działach zakupów.

Sposób pozyskiwania e – katalogów

Kupcy pozyskują na drodze zapytania ofertowego oferty od danych dostawców. Po negocjacjach otrzymują zweryfikowane cenowo oferty. Kolejnym krokiem jest zawarcie umów ramowych na określony czas i / lub wskazany CAP (limit umowy). Następnie produkty, których dotyczyła oferta są umieszczane w systemie zakupowym w odpowiednich miejscach w tak zwanych katalogach. To dzięki nim jest tworzone stopniowo drzewo kategorii.

Korzyści z wprowadzenia e – katalogów

• Monitoring i kontrola wydatków
• Eliminacja błędów – czynnika ludzkiego związanych np. ze złym wprowadzeniem ceny jednostkowej, formy płatności, czasu dostawy
• Optymalizacja czasu realizacji
• Standaryzacji procesów zakupowych w danej firmie
• Przejście z wersji papierowej na elektroniczną
• Standaryzacja ścieżek akceptacji
• Ograniczenie roli działu zakupów
• Automatyzacja procesu opisywania i akceptacji faktur (3 way matching: zamówienie-dostawa-faktura)

Zastosowanie e – katalogów

W każdym przedsiębiorstwie korzystanie z e- katalogów usprawnia prace danych działów. Niezależnie od profilu danego przedsiębiorstwa, czy  realizuje zakupy produkcyjne czy nieprodukcyjne. Warto zaznaczyć, że korzyści są przede wszystkim zauważalne w związku z pracochłonnością, która na każdym etapie realizacji jest skracana (m.in. obsługa, przeprowadzenie procesów, realizacja).