Digitalizacja – czyli wstęp do cyfryzacji

Digitalizacja dokumentów jest pierwszym krokiem ku transformacji cyfrowej całego przedsiębiorstwa. Początek prac nad digitalizacją jest związana także z automatyzacją innych procesów zwiększając tym samym integrację międzysystemową. Pozwalając na zredukowanie kosztów utrzymania biura m.in. poprzez stopniowe ograniczanie kosztów poniesionych związanych z przechowywaniem dokumentacji w formie papierowej, rezygnacji z pracownika odpowiedzialnego za dokonywanie archiwizacji, czy kosztów samego drukowania. Działania zmierzające do wprowadzenia cyfryzacji przekładają się na lepszą organizację pracy, oszczędność czasu a tym samym pozytywnie wpływa na zwiększenie wydajności pracowników.

Definicja

Digitalizacja – to całościowy proces, którego celem jest przetworzenie materiałów analogowych na formę cyfrową przy użyciu fotografowania bądź skanowania. Otrzymane w ten sposób pliki są poddawane dalszej obróbce komputerowej umożliwiającej ich udostępnianie innym osobom. Ten swoisty przepływ informacji (workflow) wpływa na:

zwiększenie dostępu do informacji
poprawę stylu pracy
sprawniejszą kontrolę danych
bezpieczeństwo informacji
tworzenie nowych miejsc pracy
szybsze i łatwiejsze księgowanie
wprowadzanie zmian do dokumentów oraz możliwość weryfikacji przez kogo te zmiany zostały wprowadzone
możliwość przechowywania dokumentacji z kilkudziesięciu lat
usprawnienie tworzenia i przesyłania danych

Cele digitalizacji

Cele samej digitalizacji muszą pokrywać się z celami firmy. Jednak do głównych można zaliczyć: ochronę oraz udostępnianie.

Ochrona polegająca na:
- zachowaniu zawartości zbiorów na wypadek zniszczenia oryginału
- dopełnieniu istniejącego dokumentu o nowe informacje wykorzystując kopię zapasową
- przeciwdziałaniu nadmiernej eksploatacji, narażaniu na czynniki zewnętrzne oryginału dokumentu czy nawet przed kradzieżą

Udostępnianie związane jest z:
- edukacją poprzez wspomaganie samodzielnej nauki czy zdalnego nauczania
- pomocą przy prowadzeniu działań naukowych
- polepszeniem dostępności materiałów
- popularyzacją zbiorów określonych dokumentów np. z muzeów, bibliotek zapewniając tym samym dostęp szerszemu gronu odbiorców

Przeprowadzenie digitalizacji

Przeprowadzenie digitalizacji w firmach musi być poprzedzone uzyskaniem szerokiego rozeznania obecnie dostępnych na rynku możliwości procesów analogowych. Znajomość ich słabych i mocnych stron, generowanych problemów pozwoli na wybranie odpowiednio dostosowanych do potrzeb w firmie systemów. Określenie celów, zysków staje się pomocne w wyborze optymalnego rozwiązania. Nie można także pominąć rozmów z pracownikami, którzy codziennie stykają się z programami obecnymi w firmie i znają dokładnie ich wady i zalety. Po przeprowadzeniu wywiadów, określeniu wymagań należy rozpocząć poszukiwania najlepszych rozwiązań dla przedsiębiorstwa. Dobór firm biorących udział w przetargu nie może być przypadkowy. Warto zastanowić się nad kryteriami jakie muszą być spełnione przez oferentów ( m.in. pomoc techniczna po zakupie, stały opiekun klienta), jakie dokumenty należy załączyć do oferty (m.in. referencje, opisy przeprowadzonej digitalizacji w firmach o podobnej do naszej specyfiki).

Wybierając np. system do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie należy zwrócić uwagę na metodę instalacji systemu, jego parametryzację, sposób przeprowadzenia migracji danych i testów oprogramowania, metodę i ilość szkoleń dla przyszłych użytkowników.

Podsumowanie

Digitalizacja to jeden z najbardziej oczywistych procesów w każdym przedsiębiorstwie czy instytucjach. Wybór odpowiedniej metody, systemu pozwala na szerszy dostęp do dokumentacji, łatwość w uzyskaniu danych, czy dokonania na nich korekt oraz uzupełnieniu informacji. Nie można pominąć faktu, że jest to proces wymagający utworzenia specjalnego budżetu także na niespodziewane wydatki związane z wprowadzaniem nowego programu. Należy także wziąć pod uwagę, że jest to proces czasochłonny i może być także długotrwały. Przeprowadzenie testów, parametryzacja, dokonywanie poprawek czy szkolenie użytkowników w zależności od rodzaju firmy może trwać od kilku tygodni do kilku/nastu miesięcy. Decydując się na digitalizację należy mieć na uwadze powyższe informacje.