ITPossibleITPossibleITPossibleITPossible
  • O Firmie
  • Czym się zajmujemy
  • Oferta ITPossible
  • Realizacje
  • Blog
  • Kontakt
  • English version

Digitalizacja – czyli wstęp do cyfryzacji

ITPossible 5 stycznia, 2022
digitalizacja vs analog

Digitalizacja dokumentów jest pierwszym krokiem ku transformacji cyfrowej całego przedsiębiorstwa. Początek prac nad digitalizacją jest związana także z automatyzacją innych procesów zwiększając tym samym integrację międzysystemową. Pozwalając na zredukowanie kosztów utrzymania biura m.in. poprzez stopniowe ograniczanie kosztów poniesionych związanych z przechowywaniem dokumentacji w formie papierowej, rezygnacji z pracownika odpowiedzialnego za dokonywanie archiwizacji, czy kosztów samego drukowania. Działania zmierzające do wprowadzenia cyfryzacji przekładają się na lepszą organizację pracy, oszczędność czasu a tym samym pozytywnie wpływa na zwiększenie wydajności pracowników.

Definicja

Digitalizacja – to całościowy proces, którego celem jest przetworzenie materiałów analogowych na formę cyfrową przy użyciu  fotografowania bądź skanowania. Otrzymane w ten sposób pliki są poddawane dalszej  obróbce komputerowej umożliwiającej ich udostępnianie innym osobom. Ten swoisty przepływ informacji (workflow) wpływa na:

  • zwiększenie dostępu do informacji
  • poprawę stylu pracy
  • sprawniejszą kontrolę danych
  • bezpieczeństwo informacji
  • tworzenie nowych miejsc pracy
  • szybsze i łatwiejsze księgowanie
  • wprowadzanie zmian do dokumentów oraz możliwość weryfikacji przez kogo te zmiany zostały wprowadzone
  • możliwość przechowywania dokumentacji z kilkudziesięciu lat
  • usprawnienie tworzenia i przesyłania danych

Cele digitalizacji

Cele samej digitalizacji muszą pokrywać się z celami firmy. Jednak do głównych można zaliczyć: ochronę oraz udostępnianie.

  • Ochrona polegająca na:
    • zachowaniu zawartości zbiorów na wypadek zniszczenia oryginału
    • dopełnieniu istniejącego dokumentu o nowe informacje wykorzystując kopię zapasową
    • przeciwdziałaniu nadmiernej eksploatacji, narażaniu na czynniki zewnętrzne oryginału dokumentu czy nawet przed kradzieżą
  • Udostępnianie związane jest z:
    • edukacją poprzez wspomaganie samodzielnej nauki czy zdalnego nauczania
    • pomocą przy prowadzeniu działań naukowych
    • polepszeniem dostępności materiałów
    • popularyzacją zbiorów określonych dokumentów np. z muzeów, bibliotek zapewniając tym samym dostęp szerszemu gronu odbiorców

Przeprowadzenie digitalizacji

Przeprowadzenie digitalizacji w firmach musi być poprzedzone uzyskaniem szerokiego rozeznania obecnie dostępnych na rynku możliwości procesów analogowych. Znajomość ich słabych i mocnych stron, generowanych problemów pozwoli na wybranie odpowiednio dostosowanych do potrzeb w firmie systemów. Określenie celów, zysków staje się pomocne w wyborze optymalnego rozwiązania. Nie można także pominąć rozmów z pracownikami, którzy codziennie stykają się z programami obecnymi w firmie i znają dokładnie ich wady i zalety. Po przeprowadzeniu wywiadów, określeniu wymagań należy rozpocząć poszukiwania najlepszych rozwiązań dla przedsiębiorstwa. Dobór firm biorących udział w przetargu nie może być przypadkowy. Warto zastanowić się nad kryteriami jakie muszą być spełnione przez oferentów ( m.in. pomoc techniczna po zakupie, stały opiekun klienta), jakie dokumenty należy załączyć do oferty (m.in. referencje, opisy przeprowadzonej digitalizacji w firmach o podobnej do naszej specyfiki).

Wybierając np.  system do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie należy zwrócić uwagę na metodę instalacji systemu, jego parametryzację, sposób przeprowadzenia migracji danych i testów oprogramowania, metodę i ilość szkoleń dla przyszłych użytkowników.

Podsumowanie

Digitalizacja to jeden z najbardziej oczywistych procesów w każdym przedsiębiorstwie czy instytucjach. Wybór odpowiedniej metody, systemu pozwala na szerszy dostęp do dokumentacji, łatwość w uzyskaniu danych, czy dokonania na nich korekt oraz uzupełnieniu informacji. Nie można pominąć faktu, że jest to proces wymagający utworzenia specjalnego budżetu także na niespodziewane wydatki związane z wprowadzaniem nowego programu. Należy także wziąć pod uwagę, że jest to proces czasochłonny i może być także długotrwały. Przeprowadzenie testów, parametryzacja, dokonywanie poprawek czy szkolenie użytkowników w zależności od rodzaju firmy może trwać od kilku tygodni do kilku/nastu miesięcy. Decydując się na digitalizację należy  mieć na uwadze powyższe informacje.

 

Źródła

https://mfiles.pl/pl/index.php/Digitalizacja

https://www.nac.gov.pl/archiwum-cyfrowe/digitalizacja/

https://www.exact.com/pl/blog/uslugi/digitalizacja-w-firmie-czym-jest-jak-ja-wprowadzic

https://adnext.pl/baza-wiedzy/digitalizacja/

Ostatnie wpisy

  • Elementy i działanie kontraktu w postaci „opcji PUT”
  • Elementy i działanie kontraktu w postaci „opcji CALL”
  • Metody wielokryterialne MCDM (MultiCriteria Decision Methods) Ocena dostawców
  • Logistyka zaopatrzenia
  • Cost breakdown

Kategorie

  • Gospodarka cyfrowa
  • Poradnik dla dostawców
  • Projekty IT
  • Zakupy w organizacji
  • Zarządzanie przedsiębiorstwem
Copyright 2021 ITPossible team | All Rights Reserved | Polityka prywatności
  • O Firmie
  • Czym się zajmujemy
  • Oferta ITPossible
  • Realizacje
  • Blog
  • Kontakt
  • English version
ITPossible