Zarządzanie projektami jest coraz ważniejszym działaniem w organizacjach. Poprzez jego rozwój widać wyraźnie, że projekty staja się coraz bardziej skomplikowane, wymagające solidnej wiedzy od pracowników, szkoleń oraz lepszej komunikacji w organizacji. Jednak wiążą się z tym także narastające bariery m.in. kulturowe, komunikacyjne, organizacyjne, ekonomiczne. Ważne, aby je rozpoznać w odpowiednim momencie i opracować plany naprawcze, czy zapobiegawcze. Odpowiednie zarządzanie projektami, wiedza zespołu jego zaangażowanie może doprowadzić, że bariery mogą okazać się pomocne w lepszym zrozumieniu projektu i opracowaniu nowych rozwiązań.
Trójkąt ograniczeń projektu
Zakres konkretnego projektu wyznaczają:
- Rezultaty – ich jakość
- Termin
- Koszt projektu
Czynniki te płynnie się zazębiają ponieważ są zależne od siebie. Koszt jest uzależniony od określonego przez nas terminu oraz oczekiwanej jakości. Jakość projektu zależy od tego ile czasu mamy na jego realizację oraz budżetu. A termin uzależniony jest czy po drodze nie spotkaliśmy się z jakimiś problemami i czy zmieściliśmy się w określonych kosztach.
Podział barier w projektach
| Bariera | Specyfikacja | Propozycje ulepszeń |
| Komunikacyjna | Członkowie zespołu projektowego nie komunikują między sobą problemów, obserwacji. Nie słuchają swoich potrzeb. | · Używanie komunikatorów
· Regularne spotkania grupy projektowej |
| Wykorzystywania wiedzy | Działanie na utartych schematach w firmie, brak plastycznego podejścia do innowacji, brak otwartości na zmiany, doświadczenie innych osób | · Wprowadzanie nowatorskich rozwiązań
· Wspieranie innowacyjnych pomysłów
|
| Kulturowa | Możliwe pojawienie się bariery językowej w zespołach międzynarodowych | · Poznawanie przez członków zespołu kultury innych krajów
· Integracja międzynarodowa · Zajęcia językowe |
| Ekonomiczna | Brak środków finansowych wpływający na rezygnację z niektórych działań, co ma przełożenie na niezadowalające rezultaty projektu | · Kontrola kosztów w projekcie
· Projektowanie budżetu przez rozpoczęciem działań |
| Pokoleniowa | Inne podejście do pracy, metody komunikacyjne inne doświadczenie osób z różnych grup wiekowych | · Dbanie o komunikację
· Ukazywanie korzyści współpracy |
| Techniczna | Polega na korzystaniu z nowoczesnych rozwiązań technologicznych | · Konieczność wprowadzenia w kosztorys wymaganych narzędzi |
| Organizacyjna | Problem z przystosowaniem organizacji oraz procedur do zmian, które zachodzą w czasie prowadzenia projektu | · Zmiana kultury organizacji polegająca na otwartości na zmiany
· Wskazanie korzyści płynących z projektów |
Często bariery w zarządzaniu projektem mają typowo czynnik ludzki. Dlatego tak ważny jest dobór odpowiednich osób do zespołu, które będą miały ze sobą dobry kontakt, nie będą bały się ze sobą komunikować, analizować dotychczasowe osiągnięcia, na bieżąco monitorować postępy prac i działać w momencie krytycznym.
Bariery związane z ludźmi są:
- mniej przewidywalne
- mniej zależne od pojedynczej jednostki
Bibliografia
- Bukłaha E., Juchniewicz M. (2019), Kluczowe wyzwania i bariery oraz trendy w zarządzaniu projektami z punktu widzenia projektów realizowanych w Polsce, Przegląd organizacji, nr 3
- Liebert F., Trzeciak F. (2016), Bariery Realizowania Projektów Rozwoju Nowych produktów w Mśp – Część Teoretyczna, Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, Nr kol. 1963
- Parys T. (2021), Bariery wdrożeniowe systemu zintegrowanego klasy ERP i ich postrzeganie przez użytkowników, Wydział Zarządzania – Uniwersytet Warszawski
- Skalik J., Strzelczyk A. (2021), Kluczowe czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami informatycznymi
- Sołtysik M., Wesołowska M. (red.) (2016), Współczesne trendy w zarządzaniu projektami, Mfiles.pl, Kraków