TCO – Total Cost of Ownership

Całkowity koszt posiadania – to suma wszystkich kosztów związanych z posiadaniem produktu. Począwszy od zakupu sprzętu, licencji, szkolenia, wdrożenie, usuwanie awarii oraz likwidację danej rzeczy.

Model ten ma na celu pomóc rozdzielić i zrozumieć koszty związane z bezpośrednim i pośrednim użytkownikiem końcowym.

TCO może być stosowany do analizowania zakupu produktów z różnych branż np. IT, samochodowym.

Miarą TCO według Gartner Group służącą do wyliczenia całkowitych kosztów posiadania systemu informacyjnego są:

Capital – kapitał trwały, w tym przypadku jest to sprzęt komputerowy
Futz Factor – koszty związane ze stratą czasu pracowników
Application Development – koszty tworzenia oprogramowania
Peer Support – koszt sparcia
Technical Support – koszt wsparcia technicznego
Formal Learning – koszt szkolenia
Informal Learning koszty niesformalizowanej nauki np. książki
Admin – koszty administracji
Data Management – koszty związane z zarządzaniem danymi
Supplies – koszty zapasów i dostaw

Narzędzia modelu TCO

TCO Snapshot – przedstawia możliwe przyszłe kategorie kosztowe TCO. Narzędzie oparte jest na danych pochodzących z kilku różnych sektorów i branż, a zwłaszcza ich modeli najlepszych praktyk oraz wskaźników.
Analiza TCO – daje możliwość dokładnej analizy podzielonej na segmenty działalności”
- Wizja – określenie miejsc objętych TCO, podziału odpowiedzialności oraz określenie modelu przyszłej współpracy
- Plan – związany z gromadzeniem danych poprzez np. badania, ankiety
- Analiza danych – przy pomocy narzędzi dobranych indywidulanie do wybranej metody
- Raport końcowy – przedstawiający rekomendację działań mających na celu obniżenie TCO

Czynniki TCO

Czynnikami, które wpływają na zmianę TCO to:

Technologia, a właściwie jej implementacja
Ludzie – szkolenia dla pracowników
Procesy zautomatyzowania i wprowadzania szybszych rozwiązań

Analiza wartości

Opracowana w 1947 roku przez L.D. Milesa – pracownika General Electric. Pierwotnie była stosowana do racjonalizacji produkcji. Jednak z czasem była także stosowana w celach pozaprodukcyjnych. Jej największa ekspansja nastąpiła w latach 50, a w Polsce w latach 60/70.

Koncepcja analizy wartości

Według A.Garrat analiza wartości jest analizą funkcjonalną połączoną z twórczym myśleniem. Celem jest wytworzenie nowego wyrobu, charakteryzującego się identycznymi cechami co wcześniejszy produkt, ale o niższym koszcie wytworzenia.

Celem analizy wartości jest wyeliminowanie wszelkiego rodzaju dysharmonii. Takie działanie może być osiągnięte poprzez ustalenie systemu charakteryzującego się zadowalającymi funkcjami przy zachowaniu niższych kosztów. Takie nieuzasadnione koszty wykryte podczas analizy wartości mogą powstać m.in. poprzez zaniedbanie, brak czasu, brak kreatywności w tworzeniu nowych rozwiązań, podejmowanie decyzji bez wcześniejszych analiz opłacalności.

System organizacyjny, funkcja, wartość – podstawowe pojęcia w analizie wartości

System organizacyjny – jest to kompleks elementów, które są ze sobą wzajemnie powiązane ze względu na funkcje jakie są przez nie pełnione. Każdy z podsystemów i nadsystemów pozostaje w stałej interakcji. Celem systemu jest zaspokojenie poszczególnych potrzeb danego środowiska. System, w którym są zarówno ludzie oraz rzeczy nazywa się organizacyjnym
Funkcja – jest ważna przy określaniu cech danego wyrobu. Jakie z nich są niezbędne oraz zapewniają tańsza i lepsza realizacje.
Wartość – jest to zestaw cech, które są dostarczane przez dany obiekt.

Etapy analizy wartości

Biliński, J. Ceraficki i A. Nowakowski przedstawili kroki i realizację analizy wartości:

Sprecyzowanie zadania
Zebranie informacji
Krytyczna ocena dotychczasowego rozwiązania
Opracowanie propozycji rozwiązań
Wybór najlepszego rozwiązania
Opracowanie projektu
Realizacja

Na wstępie są przyjmowane kryteria wyboru w danym określonym obszarze, szczegóły prowadzonych badań oraz rozdzielenie zadań. Zakres prowadzonej analizy może odwoływać się do całego przedmiotu lub tez do konkretnych zespołów, podzespołów lub części. Przy dokonywaniu zmian ważne jest także ustalenie obszaru niezmienności. Po to, aby nie tracić czasu na kwestie, które nie mogą ulec zmianie. Aby zmiana była jak najbardziej efektywna należy ustalić: podstawowe parametry, określić ograniczenia użyteczności wyrobu, obowiązujące terminy, czas badań oraz skład zespołu dokonującego analizę.

Kolejnym krokiem jest identyfikacja źródeł informacji i metod ich zbierania w zakresie kosztów, analizę spełnionych funkcji oraz produkcji u konkurencji. Informacje przede wszystkich pochodzą z dokumentacji prawnej i technicznej, produktów konkurencji, rozmów z pracownikami i kierownictwem jednostki.

Funkcje jakie spełnia dany produkt można przyporządkować do jednej z grup:

Podstawowe, które są niezbędne do uzasadnienia istnienia obiektu
Potrzebnych, które podnoszą atrakcyjność obiektu
Zbędnych, które nie przynoszą korzyści dla danego przedmiotu

Ostatnim krokiem w analizie wartości jest realizacja projektu. Rozwiązania, które zostały zaakceptowane na drodze określenia danych kryteriów wyboru są wdrażane.

Jedynym problemem występującym w analizie wartości jest rozgraniczenie wpływu poszczególnych funkcji na uzyskanie mierzalnej wartości jeżeli rozpatrywane są skomplikowane obiekty.