Właściwy wybór dostawcy ma kluczowe znaczenie w kontekście funkcjonowania całej firmy. Zapewniając relacja partnerskie na wysokim poziomie. Dlatego tak ważne jest określenie odpowiednich kryteriów wyboru dostawców. Czynniki te sa brane pod uwagę podczas wyboru odpowiedniego dostawcy. Wybór ten jest poprzedzony sprawdzaniem, braniem pod uwagę istotnych czynników dla danego przedsiębiorstwa. Analizowany jest także wpływ dostawcy na dalszy efektywny rozwój danej firmy. Kryteria musza być opracowanie indywidulanie w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. Czy jest to działalność produkcyjna, usługowa czy też handlowa.
Kryteria wyboru dostawców są ustalane przed rozpoczęciem zbierania ofert z rynku, aby każdą z nich ocenić rzetelnie bez podejrzenia o faworyzowanie jakiekolwiek firmy biorącej udział w danym zapytaniu ofertowym.
Najlepiej, kiedy ocena jest także podzielona na czynniki merytoryczne czyli np. spełnienie określonych norm jakości, czy też warunki handlowe czyli najatrakcyjniejsza cena.
Przykłady kryteriów:
- Czas – dotyczy dotrzymania określonego terminu dostawy, czy też realizacji usługi w określonym terminie
- Niezawodność – wykazanie się dostawcy w kwestii dostarczania wyników swoich prac (produkt/ usługa) zgodnie z wyznaczonym harmonogramem, brak opóźnień
- Lokalizacja – może działać na korzyść niektórych dostawców, kiedy przedsiębiorstwo oczekuje dostaw w jak najkrótszym terminie
- Jakość – ocena czy dane produkty charakteryzują się określoną w zapytaniu ofertowym jakością, czy produkty mają identyczną specyfikację, jak wymagana podczas zapytania
- Gwarancje – czy na oferowany produkt/ usługę dostawca posiada gwarancję, w jaki sposób jest wykonywana kontrola, przy użyciu jakiego systemu, czy są zachowane określone czasy reakcji (SLA)
- Serwis – szczególnie istotny przy urządzeniach mechanicznych. Czy dostawca jest w stanie zapewnić odpowiednie komponent, części zamienne i w jakim czasie.
- Sytuacja finansowa – szczególnie istotna podczas wyboru dostawców strategicznych. Potwierdzana przez dostarczenie oświadczeń o braku toczących się postepowań karnych, czy wypisów z ZUS.
- Zapisy w umowie – informacja o tym, czy dostawca zgadza się na konkretne wymagane przez przedsiębiorstwo zapisy umowne
- Termin realizacji – potwierdzenie realizacji usług/ dostawy produktów w wymaganym przez przedsiębiorstwo terminie
- Dostarczenie określonych załączników m.in. certyfikatów, oświadczeń, referencji, opisów wcześniej realizowanych projektów, opis doświadczeń dedykowanych osób do pracy – te załączniki służą do oceny m.in. jakości, doświadczenia, możliwości realizacji specjalistycznych usług
- Potencjał – rozumiany jako utrzymanie wysokiej jakości produktów/usług z możliwością dalszego rozwoju technologii/ poszerzania zakresu usług
Należy mieć na uwadze fakt, że oprócz określenia kryteriów według, których będą oceniane otrzymane oferty, należy także przydzielić im określoną wagę procentową. Suma wszystkich wag musi sumować się do 100%. Przedsiębiorca powinien zdecydować, które kryteria są ważniejsze podczas oceny ofert.
Procedura wyboru dostawcy
- Stworzenie zapotrzebowania na produkt/ usługę zgodnie z bieżącymi/ przyszłymi potrzebami organizacji
- Analiza rynku (RFI) w celu sprawdzenia możliwości
- Przygotowanie specyfikacji
- Określenie kryteriów i wymogów przetargowych
- Wysłanie zapytania RFP/ RFQ na rynek
- Analiza otrzymanych ofert
- Ocena ofert
- Przygotowanie krótkiej listy dostawców, z którymi będą organizowane spotkania
- Aktualizacja ofert przez dostawców
- Ostateczna ocena ostatecznych ofert
- Podpisanie umowy/ zamówienia
- Okresowa weryfikacja dostawców
Bibliografia:
https://mfiles.pl/pl/index.php/Kryteria_wyboru_dostawc%C3%B3