ERP Enterprise resource planning – jak działa?

W skrócie o ERP

Planowanie zasobów przedsiębiorstwa ERP enterprise resource planning – jest to metoda efektywnego zarządzania wszystkimi zasobami w przedsiębiorstwie. Termin ten opisuje typ oprogramowania, które jest używane w przedsiębiorstwie do zarządzania m.in. łańcuchem dostaw, ryzykiem, projektami. System ERP może także służyć do zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa pod warunkiem, że jest kompletny. Może wspomóc organizację w planowaniu, budżetowaniu, raportowaniu finansów oraz prognozowaniu.

System ERP koordynuje procesy biznesowe oraz umożliwia przepływ danych między tymi procesami. Odbywa się to poprzez analizę danych transakcyjnych przedsiębiorstwa zapewniając integralność danych z jednego źródła.

Historia systemów ERP

Pierwsze aplikacje, których celem było wsparcie zarządzania przedsiębiorstwem pojawiły się w latach 60 XX w. Jedną z nich był program IC (ang. Inventory Control – kontrola zapasów). Kolejnym przełomowym krokiem był standard MRP (ang. Material Requirements Planning – planowanie zapotrzebowania materiałowego). Rozwój informatyzacji, pojawianie się zintegrowanych baz danych przyczyniały się do dalszego rozwoju kolejnych programów, systemów pomagających w planowaniu, procesie produkcji danej firmy. Stopniowo poszerzano ich funkcjonalności np. o dane księgowe, finansowe. Tak powstał właśnie standard ERP (ang. Enterprise Resource Planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa).

Bardzo ważne dla jego rozwoju miał równoczesny rozwój narzędzia jakim jest CRM Customer Relationship Management – zarządzanie relacjami z klientami. Dodanie modułów umożliwiających dokładne raportowanie i przeprowadzenie analizy biznesowej także wpłynęło na rozwój ERP. Dalszy rozwój na kolejnym etapie zapewniał komunikację środowiska informatycznego wraz z siecią www, zapewniając stałą i bezpośrednią komunikację między poszczególnymi zainteresowanymi grupami.

Obecnie systemy ERP rozwijają aplikacje i logikę biznesową. Stopniowo odchodzi się od struktury modułowej do spójnego systemu ze zbiorem określonych funkcjonalności. Odbywa się to dzięki Business Intelligence – czyli narzędziu analitycznemu, które zostaje wbudowane w system ERP.

Rozwój systemu pozwala na usprawnienie działania przedsiębiorstwa poprzez zachowanie przepływu informacji. Dział zakupów ma dostęp do informacji o stanach magazynowych, czy danych z działu sprzedaży czy produkcji. Wiedza dotycząca rotacji towarów, zapotrzebowań materiałowych, daty dostaw znacznie przyśpiesza wymianę informację w firmie.

Rodzaje systemów ERP

Modułowy – składa się z niezależnych, ale współpracujących ze sobą modułów (magazynowanie, planowanie produkcji, sprzedaż, finanse, księgowość logistyka, zarządzanie relacjami z klientem)
Zintegrowany – zbudowany z jednej bazy danych oraz jednej platformy biznesowe, w której możliwe jest korzystanie z tych samych funkcji w tym samym czasie

W systemie ERP istnieje możliwość nadanie uprawnień dostępu dla poszczególnych użytkowników systemu, możliwe jest także udoskonalanie systemu poprzez jego modyfikacje oraz zapewnieine planowania.

Korzyści ERP

Niższe ryzyko związane z polepszeniem integralności danych oraz kontroli finansowej
Lepsza współpraca między działami w firmie
Zwiększenie efektywności działań pracowników poprzez szybszy dostęp do wiedzy także z innych działów
Uzyskiwanie wysokiego akceptacji dzięki jednolitemu środowisku
Obniżenie kosztów operacyjnych poprzez uproszczenie procesów biznesowych
Obniżenie kosztów zarzadzania i operacyjnych uzyskane poprzez zintegrowanie systemów
Utworzenie wspólnej dla firmy bazy wiedzy
Utrzymywanie księgowości pod kontrolą

Etapy wdrożenie ERP

Uporządkowanie i standaryzacja procesów w firmie
Wybór systemu ERP opowiadającego na potrzeby danej firmy
Szkolenia pracowników, zakup oprogramowania, zapewnienie infrastruktury – podjęcie niezbędnych działań wewnętrznych
Konsultacja z firmą wdrażającą (harmonogram, ustalenie działań, następnych kroków)
Przygotowania do wdrożenia:
- Analiza obecnych procesów w firmie
- Określenie standardów możliwych do zrealizowania w systemie
- Czas na uzupełnienie danych przed uruchomieniem systemu
- Tworzenie przykładowych raportów
- Import ustandaryzowanych danych do systemu i rozpoczęcie fazy testów
Testowanie:
- Dedykowane osoby w firmie testują możliwości systemu
- Sprawdzanie oprogramowania
- Testowanie przepływu materiałów, potrzeb materiałowych
- Sprawdzanie zakresów (zarządzanie magazynem, obrót surowcami, zwroty)
- Zarządzanie uprawnieniami dla użytkowników
Uruchomienie systemu:
- Zmiana interfejsu użytkownika
- Testowanie systemu w czasie rzeczywistym
- Wprowadzanie poprawek

Dostępne systemy ERP na rynku:

System ERP ODL – dedykowany dla sieci handlowych, z dużą ilością oddziałów. Moduł handlowy umożliwia stałą kontrolę przepływu towarów oraz realizację polityki handlowej. System ten zapewnia na kontrolowanie przepływu towarów oraz realizację polityki handlowej poprzez centralne dowodzenie całym łańcuchem oddziałów.
Unit4 TETA ERP – dostawca nowoczesnych systemów ERP, których celem jest maksymalizacja automatyzacji bieżącej codziennej pracy, a co za tym idzie wpływa także na efektywność firmy. System charakteryzuje się elastycznością i możliwością dopasowania modułów odpowiadających potrzebom przedsiębiorstwa.
SAP ERP – kluczowe wsparcia dla prawidłowego i pełnowartościowego zarzadzania firmą. Zapewnia możliwość otrzymania kompletnych i wiarygodnych informacji. Przekładając je na automatyzacje procesów biznesowych. Podnoszenie wydajności, otrzymywanie wyższych wyników firmy to cechy charakterystyczne tegoż systemu.
Comarch – rozwiązanie stosowane dla jednoosobowych firm, jednak można w nim także znaleźć rozwiązania stosowane dla każdej firmy. Oferowane rozwiązania (ERP Altum, Optima, XT, XL) różnią się między sobą modułami.
Prolan – posiada kilka systemów ERP, które mogą być stosowane w usługach, handlu, produkcji. Funkcjonalność jest dopasowana do specyfiki danej branży. System ten ma szerokie zastosowanie w rolnictwie, przetwórstwie materiałów metalowych, instytutach naukowych, ogrodnictwie czy przetwórstwie tworzysz sztucznych.
Microsoft Dynamisc NAV 2016 – posiada w ofercie zorganizowanie narzędzia pomagające w zarządzaniu magazynem, marketingiem, sprzedażą oraz finansami. Mnogość rozwiązań daje sposobność do wykorzystywania potrzebnych funkcji.
Sage – dosyć tania alternatywa dla firm, dzięki której mogą one korzystać z nowoczesnych technologii. Jednak zdania są podzielone – niektórzy podkreślają plusy jakim jest np. interfejs. Inni zwracają uwagę na starzenie się poszczególnych elementów systemu
Streamsoft – oferuje użytkownikom dwa systemy: Streamsoft Prestiż – dedykowane do zarządzania produkcją oraz Streamsoft Verto – skupiające się na e – commerce oraz nadlu detalicznym, dedykowane dla przedsiębiorstw komercyjnych
Impuls EVO – oprogramowanie modułowe, które jest dostarczane przez BPSC. Ważne, aby przed ostatecznym wdrożeniem klient ostatecznie zdecydował się na potrzebne moduły.
Sente S4 – system obejmujący CRM i ERP. Dedykowany dla średnich i dużych firm zapewniając obsługę kilku procesów operacyjnych w jednym środowisku.

Wdrożenie ERP zapewni możliwość rozwoju danego przedsiębiorstwa. Poprawa komunikacji, efektywności oraz szybkości wdrożenia procesów biznesowych pozwala na szybsza reakcję w razie konieczności.