Bilansowanie zasobów jest to działanie polegające na przypisaniu konkretnych zasobów do konkretnych działań menedżerów polepszając tym samym ich efektywność. Poszczególne działania muszą być rozpoczęte po wyznaczonej dla niego dacie NWP (najwcześniejszy początek) i zakończone przed jego datą NPK (najpóźniejszy koniec). W przypadku braku realizacji w określonym czasie może skutkować to opóźnieniem w całym projekcie.

Bardzo ważne jest, aby zapewnić zasoby o określonej jakości, ilości, terminie oraz na określony czas. Oczywiście podczas pozyskiwania zasobów można napotkać na bariery m.in. techniczne, prawne, organizacyjne, ludzkie czy też ekonomiczne. Aby ograniczyć wpływ zasobów na powodzenie projektu należy m.in. podnieść ich limit wykorzystania, wydłużyć czas realizacji całego projektu lub wprowadzić ograniczenia zasobów na poszczególnych etapach. Zmiany te powinny zostać zaakceptowane przez koordynatora projektu ze względu na możliwą zmianę celu całego przedsięwzięcia lub jej skutki.

Bilansowanie jest szczególnie ważne w zarządzaniu portfelami projektów. Bilansowanie portfela, które określane jest również jako równoważenie polega na uwzględnieniu ograniczeń realizacyjnych: czasowych, zasobowych, finansowych, organizacyjnych oraz ludzkich.

Zasoby w zarządzaniu projektami

• urządzenia,
• ludzie,
• pomieszczenia,
• kapitał

Procedura zarządzania zasobami i kosztami projektu wg Project Management Institute

• Planowanie zasobów – czyli oszacowanie zapotrzebowania konkretnych zasobów w określonych ilościach na podstawie danych wejściowych.
• Budżetowanie kosztów – oszacowanie potrzebnej wartości kosztów na podstawie struktury pracy, harmonogramu.
• Kontrola kosztów – oparta na analizie kosztów realizowana w trakcie realizacji projektu.
• Oszacowanie kosztów – przydatne są do tego informacje takie jak: dane historyczne, określenie czasu trwania poszczególnych etapów, struktury pracy.

Metody szacunkowe służące do określania ilości zasobów potrzebnych do realizacji projektu:

• ocena ekspertów
• statystyczne
• metody parametryczne
• metody szczegółowe
• modele matematyczne
• empiryczne
• szacowanie przez analogię
• świadome odgadywanie
• oszacowanie zgrubne
• równania szacowania kosztów
• probabilistyczne

Problemy organizacji podczas realizacji etapu bilansowania

• Zbyt obszerny zakres prac na pracownika
• Modyfikacja priorytetów projektów
• Brak analizowania dostępnych zasobów
• Brak koordynatora odpowiedzialnego za monitorowanie oraz kontrolę ilości wykorzystanych zasobów
• Brak uwzględnienia zmian kadrowych w harmonogramie zasobów

Strategie bilansowania

Polega na wykorzystywaniu osiągalnych zasobów czasu (możliwe opóźnienie) do przedłużenia poszczególnego etapu projektu, jednak ma nie wpływać na wydłużenie terminu całego projektu. W ogólnym rozrachunku projekt został wykonany w określonym czasie. Zapas czasu można użyć aby zmniejszyć konieczność skorzystania z zasobów ponad ich maksymalną możliwą dostępność. Działania mogą być rozpoczęte w terminie późniejszym, ale nie później niż w skalkulowanym najpóźniejszym możliwym. Działania mogą być opóźniane w granicach ich zapasów czasu.

Dopuszcza się możliwość wydłużenia czasu trwania samego projektu, w przypadku kiedy czas nie jest jednym z  priorytetów. W sytuacji, gdy termin ukończenia projektu jest niemożliwy do zrealizowania przy nieprzekraczaniu maksymalnego poziomu zasobów, zakres projektu może zostać zredukowany o pewien element i ewentualnie uzupełniony o niego później.

Bilansowanie zasobów praktycznie w każdym przypadku związane jest z wydłużeniem harmonogramu, za wyjątkiem sytuacji gdy uwzględnione zostaną zapasy czasu. Bilansowanie zasobów w dalszym horyzoncie czasowym eliminuje zarówno konflikty w harmonogramie jak i przeciążenia z wykorzystaniem zasobów

Bibliografia

• Brzozowski M. (2014), Metody zarządzania portfelem projektów, Studia Oeconomica Posnaniensia, nr 11
• Harper-Smith P., Derry S. (2012), Zarządzanie projektami, MT Biznes, Warszawa
• Kardela J. (2016), Zarządzanie portfelowe jako narzędzie alokacji zasobów finansowych i zarządzania produkcją w przedsiębiorstwie wydobywczym, Finanse, Rynki Finansowe, Ubezpieczenia, no 4
• Kozioł-Nadolna K. (2012), Planowanie zasobów projektu [w:] Janusz K., Wiśniewska J. (red.), Zarządzenie projektami w organizacji, Difin, Warszawa
• Wąsowicz M. (2015), Zarządzanie portfelem projektów jako przejaw dążenia organizacji do doskonałości, Management Forum, vol. 3, no. 4