Realizacja projektu jest procesem wymagającym odpowiedniego przygotowania, organizacji oraz stałego kontrolowania postępów. Niezależnie od tego, czy projekt dotyczy wprowadzenia nowego produktu, budowy obiektu, wdrożenia systemu informatycznego czy organizacji wydarzenia, jego powodzenie zależy w dużej mierze od właściwego zaplanowania poszczególnych działań.
Podział projektu na kolejne etapy pozwala uporządkować pracę, właściwie wykorzystać dostępne zasoby, ograniczyć ryzyko oraz odpowiednio reagować na pojawiające się problemy. Według opracowania zamieszczonego w Encyklopedii Zarządzania można wyróżnić pięć podstawowych etapów projektu: definiowanie projektu, planowanie projektu, realizowanie projektu, kontrolę i monitorowanie oraz zamykanie projektu.
Definiowanie projektu
Pierwszym etapem jest zdefiniowanie projektu. Ma ono charakter koncepcyjny i stanowi podstawę dalszych działań. Na tym etapie należy przede wszystkim określić, czego projekt ma dotyczyć, jaki jest jego cel oraz jaki zakres prac będzie konieczny do jego realizacji.
Warto odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań:
- Czego dotyczy projekt?
- Jaki jest jego główny cel?
- Jakie rezultaty powinny zostać osiągnięte?
- Po czym będzie można ocenić, czy projekt zakończył się sukcesem?
- Jakie zasoby będą potrzebne?
- Jakie ryzyko wiąże się z realizacją przedsięwzięcia?
Definiowanie projektu obejmuje również określenie zakresu rzeczowego i funkcjonalnego, analizę ryzyka, ocenę przewidywanych nakładów i korzyści oraz podjęcie decyzji o rozpoczęciu projektu.
Ważnym elementem tego etapu jest również stworzenie zespołu projektowego. Należy wyznaczyć kierownika projektu, określić zakres odpowiedzialności poszczególnych osób oraz ustalić sposób organizacji pracy.
Dobre zdefiniowanie projektu ma ogromne znaczenie, ponieważ błędy popełnione już na początku mogą mieć konsekwencje podczas kolejnych etapów. Jeżeli cel przedsięwzięcia jest niejasny, trudniej przygotować właściwy plan, określić budżet czy ocenić rezultaty.
Planowanie projektu
Kolejnym etapem jest planowanie. Na tym etapie określa się, w jaki sposób projekt zostanie zrealizowany. Powstaje plan projektu, który porządkuje najważniejsze zadania, terminy, zasoby oraz odpowiedzialność poszczególnych osób.
Planowanie obejmuje między innymi:
- sprecyzowanie celów projektu,
- zebranie dodatkowych informacji,
- podział projektu na zadania,
- ustalenie kolejności wykonywania prac,
- określenie czasu realizacji poszczególnych zadań,
- przygotowanie harmonogramu,
- określenie potrzebnych zasobów,
- stworzenie struktury organizacyjnej,
- przypisanie odpowiedzialności,
- przygotowanie budżetu,
- analizę ryzyka.
Jednym z narzędzi pomocnych podczas planowania może być wykres Gantta. Pozwala on przedstawić poszczególne zadania na osi czasu i wskazać ich przewidywany termin rozpoczęcia oraz zakończenia.
Dobry plan powinien być na tyle szczegółowy, aby ułatwiał pracę zespołu, ale jednocześnie powinien pozostawiać możliwość reagowania na nieprzewidziane sytuacje. W praktyce nie każdy projekt przebiega dokładnie tak, jak został zaplanowany.
Realizowanie projektu
Po zakończeniu planowania następuje właściwa realizacja projektu. Jest to etap, podczas którego przygotowane wcześniej założenia zostają przekształcone w konkretne działania.
Do najważniejszych zadań należy przydzielenie pracy poszczególnym członkom zespołu, zapewnienie odpowiednich zasobów oraz rozpoczęcie wykonywania zaplanowanych czynności.
Kierownik projektu powinien w tym czasie dbać między innymi o:
- właściwy podział zadań,
- dostępność potrzebnych zasobów,
- przestrzeganie harmonogramu,
- komunikację w zespole,
- rozwiązywanie pojawiających się problemów,
- realizację założonych celów.
Realizacja projektu nie polega jednak wyłącznie na wykonywaniu wcześniej zapisanych zadań. W trakcie prac mogą pojawić się nowe okoliczności, zmiany oczekiwań klienta, problemy techniczne, opóźnienia czy dodatkowe koszty. Dlatego osoby odpowiedzialne za projekt powinny być przygotowane na konieczność modyfikowania wcześniejszych założeń.
Kontrola i monitorowanie projektu
Kontrola i monitorowanie to działania, które powinny towarzyszyć projektowi przez cały okres jego realizacji. Ich zadaniem jest sprawdzanie, czy przedsięwzięcie przebiega zgodnie z przyjętym planem.
Kontrola może obejmować między innymi:
- terminy realizacji,
- koszty,
- wykorzystanie zasobów,
- jakość wykonywanych prac,
- pracę zespołu,
- dostawy i pracę podwykonawców,
- poziom ryzyka,
- realizację założonych celów.
Istotne jest nie tylko samo sprawdzanie wyników, ale również ich porównywanie z wcześniej przyjętymi założeniami. Jeżeli pojawią się odchylenia, należy ustalić ich przyczyny i zdecydować, jakie działania należy podjąć.
Kontrola może więc prowadzić do wprowadzenia korekt, zmiany wcześniejszych założeń albo utrzymania dotychczasowego sposobu działania, jeśli wyniki są zgodne z planem.
Regularne monitorowanie pozwala szybciej zauważyć problemy. Dzięki temu można reagować na nie wtedy, gdy ich rozwiązanie jest jeszcze stosunkowo proste, zamiast czekać do zakończenia projektu.
Zamykanie projektu
Ostatnim etapem jest zamykanie projektu. Nie oznacza ono jedynie zakończenia wykonywania zaplanowanych zadań. Konieczne jest również formalne podsumowanie całego przedsięwzięcia.
Do najważniejszych czynności związanych z zamykaniem projektu należą:
- odbiór projektu przez zleceniodawcę,
- rozliczenie projektu,
- przygotowanie raportu końcowego,
- podjęcie formalnej decyzji o zakończeniu,
- rozwiązanie zespołu projektowego.
Istotnym elementem jest raport końcowy. Powinien on przedstawiać najważniejsze informacje dotyczące realizacji przedsięwzięcia, osiągniętych rezultatów oraz problemów, które pojawiły się podczas prac.
Podsumowanie projektu ma również znaczenie w przyszłości. Zdobyte doświadczenia mogą zostać wykorzystane podczas realizacji kolejnych przedsięwzięć. Dzięki temu organizacja może unikać powtarzania tych samych błędów i lepiej przygotowywać następne projekty.
Znaczenie poszczególnych etapów
Pięć podstawowych etapów projektu tworzy uporządkowany schemat prowadzenia przedsięwzięcia. Każdy z nich odpowiada za inny obszar działań.
Definiowanie odpowiada na pytanie: co chcemy osiągnąć?
Planowanie pozwala określić: jak zamierzamy to osiągnąć?
Realizacja polega na wykonaniu zaplanowanych działań.
Kontrola i monitorowanie pozwalają sprawdzić: czy wszystko przebiega zgodnie z założeniami?
Zamykanie umożliwia natomiast ocenę końcowych rezultatów oraz wyciągnięcie wniosków na przyszłość.
Nie oznacza to jednak, że każdy projekt musi być realizowany dokładnie według identycznego schematu. Sposób podziału prac może zależeć od rodzaju przedsięwzięcia, jego wielkości, poziomu ryzyka oraz zastosowanej metodyki zarządzania projektami.
Podsumowanie
Etapy projektu pozwalają uporządkować przedsięwzięcie od momentu pojawienia się pomysłu aż do jego formalnego zakończenia. Definiowanie, planowanie, realizacja, kontrola i monitorowanie oraz zamykanie tworzą podstawowy schemat, który ułatwia zarządzanie czasem, kosztami, zasobami, zakresem i jakością.
Sukces projektu zależy jednak nie tylko od samego przejścia przez poszczególne etapy. Równie ważne jest podejmowanie właściwych decyzji, dobra komunikacja w zespole oraz umiejętność reagowania na zmiany. Dobrze zdefiniowany projekt łatwiej zaplanować, odpowiedni plan ułatwia realizację, a systematyczna kontrola pozwala szybko reagować na problemy. Z kolei prawidłowe zamknięcie przedsięwzięcia umożliwia ocenę rezultatów i wykorzystanie zdobytej wiedzy w przyszłości.
Bibliografia
- Encyklopedia Zarządzania, Etapy projektu.
- Globerson S., Zwikael O. (2002), The Impact of the Project Manager on Project Management Planning Processes, „Project Management Journal”, vol. 33, nr 3.
- Łabuda W. (2010), Wybrane aspekty planowania w metodyce PRINCE2, „Zeszyty Naukowe Warszawskiej Wyższej Szkoły Informatyki”, nr 4.
- Machaczka J. (2005), Podstawy zarządzania, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków.
- Sobestańczyk T. (2012), Standardy zarządzania projektami w Unii Europejskiej na przykładzie metodyki PCM, „Zeszyty Naukowe Politechniki Częstochowskiej”, nr 5.
- Stabryła A. (2006), Zarządzanie projektami ekonomicznymi i organizacyjnymi, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa.
- Stabryła A. (red.) (2012), Podstawy organizacji i zarządzania. Podejście i koncepcje badawcze, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków.
- Trocki M., Grucza B., Ogonek K. (2003), Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa.